社員旅行幹事の手引き

小規模とは言えど、社員旅行の幹事というのはとても大変です。かつての経験をもとに、社員旅行幹事の手引きを作成しました。まさに今、幹事を引き受けたもののハプニングの連続で滅入っている、旅行不慣れなセンパイ殿に贈ります。

※社員30名、大半が客先常駐している社員が中心のソフトハウスでのお話です。

  1. 予算を決める
    積み立てている場合、会社が全額支給する場合、集金する場合など様々あると思います。事情に合わせて予算を決めましょう。すでに全社員から集めたお金を使用する場合は、参加できなかった人への対応も決めておくとよいでしょう。行きたくない人はいいのですが、家庭や仕事の都合で参加を断念する方もいるかもしれません。私が感じをやったときは、参加できなかった人へ、旅行の1/4程度の金額のお土産を用意しました。
  2. 候補地と日数を決める
    海外か国内か、飛行機か新幹線か、はたまたバスか、ローカル線で行ける範囲かを決めます。それによって大きく日数も変わりますし、準備も変わってきます。あまりに何も決まっていない、決められない場合は、社員にアンケートをとってもいいでしょう。ここでは、国内旅行(1泊~2泊)とし、続けます。
  3. 日にちを決める
    平日を含む場合は特に、会社の協力が必要です。ここはトップダウンで、早めに決めてしまいましょう。予約や社員の日程調整もありますから、早くても2か月より先の日程にします。
  4. 場所を決める
    1の時点で具体的な場所まで決まっていない場合、行先を決めます。いくつか候補を上げて、アンケートを取るとよいでしょう。その際、幹事特権で、自分の行きたい場所を優先して候補地を提示するのは構いませんしお勧めしますが、独断で決めてしまうのはお勧めしません。社員の参加を促すためにも、行き先はみんなで決めましょう。
  5. 宿泊先や交通手段を手配する
    ホテル+飛行機といったパックツアーを利用するとよいでしょう。人数が10名以上になる場合には、部屋割りや座席などの手配が手間になりますので、旅行会社に相談しお任せすると楽です。健保で旅行ツアーが用意されている場合は、そちらを使うとお得に利用できます。私が所属しているITSでは、様々な旅行会社と提携しているので選択肢も広く、補助金も出るのでよく利用します。保険も適用されるので、安心です。保険証番号など、補助金申請に必要な書類がありますが、事務さんに協力をお願いします。
    また、男女の人数を考慮し、部屋を手配することを忘れないようにします。基本的にツイン以上の部屋になると思いますが、シングルに優遇する必要がある人がいるかどうかも確認しておきましょう。
  6. ツアーの内容を決める
    パックツアーは基本的に、宿泊と交通のみで、それ以外の行動は自由になります。社員の自主性を重んじて自由行動の時間とするもよし、観光案内や体験などのオリジナルツアーを用意するもよしです。一から十まで企画するのは大変ですので、お勧めするのは、2泊3日であれば夕飯1食と2日目の昼間をみんなで、残りを自由行動など、半々に用意するというものです。オリジナルツアーは、社内で幹事を募って、プランニングしてもらうという方法もあります。
  7. 夕飯を手配する
    温泉旅行であれば旅館でよいですが、夕食のついていないホテルの場合、全員で食事ができる会場を手配します。手配の仕方は、飲み会の予約となんら変わりません。せっかくですから、地のものを楽しめるお店を探すとよいでしょう。その際、参加者にアレルギーがないかだけは注意しましょう。
  8. ホテルの部屋割りを決める
    弊社のように規模の小さい会社は、じゃんけんで決めるとかくじで決めるとかでよいと思います。私は社員の人間関係まで世話をする必要はない派です。何か問題があったら、当人同士がなんとかしてくれるでしょう。
  9. 集合場所、当日の連絡先を決める
    空港やターミナル駅はとても広く、不慣れな人は間違いなく迷います。事前に下調べをし、集合場所を決定しておきましょう。また、当日に連絡のつく連絡先を予め周知しておきます。
  10. しおりを作成し、展開する
    仰々しいしおりである必要はありません。テキストベースで構わないので、日程、待ち合わせ場所、連絡先、持ち物をまとめて展開します。日程には、宿泊先や新幹線の発車時刻、夕食の会場も記載しておきます。予め展開しておくことで、アクシデントがあった場合に、各自でリカバリができるようにしておきます。
    自由行動の時間がある場合、簡単に現地の観光案内もつけると親切です。
  11. チケットを配布する
    新幹線や飛行機のチケットは事前に配布しておくとよいでしょう。そうすることで、万が一遅刻する人が出ても、その人だけでリカバリがききます。紛失や忘れ物には要注意ですが、自己責任で。
  12. 参加者の連絡先を入手する
    幹事として、参加者の連絡先は事前に押さえておきましょう。旅行にアクシデントはつきものです。待ち合わせ場所にいない人にすぐに連絡がつくように準備しておくことが大切です。
  13. リマインドを送る
    社内で顔を合わせているメンバーであれば口頭で問題ありませんが、客先常駐などで顔を合わせる機会の少ないメンバーが多い場合、旅行の前々日、前日あたりに、リマインドメールを送信しましょう。不安だったら電話をしましょう。ドタキャンされるのが一番迷惑です。事前の手間が当日の仕事を減らします。
  14. 当日
    要所要所で点呼を取り、問題が起きていないか確認をします。事前に決めたスケジュールに従って行動します。とはいえ、ハプニングはつきもの。臨機応変に対応します。そして大切なのは、自分も充分に楽しむこと。気を使いすぎてしまうようであれば、社員に協力を仰ぎ、負担を減らします。

後日談
中止基準を作っておいた方がいいですね…当日、未曽有の大雪に見舞われ、ドタキャン1件、遅刻3件(新幹線の切符を予め配布していたので、現地で合流できました)。予定より1時間早く出て、びしょびしょどろどろで参加した社員はもはや「ニュータイプの社畜」でありました。楽しかったですけどね。

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社員旅行幹事の手引き」への1件のフィードバック

  1. ピンバック: どうする!?社員旅行の幹事を任された時の対処法 | @howto[ハウツー]

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